Vom Rechnungs-Chaos im Postfach zur automatischen Verbuchung: So gelingt die Umstellung auf E-Mail-Rechnungserfassung
Schluss mit dem manuellen Abtippen von Rechnungen. Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Umstellung auf automatisierte E-Mail-Rechnungserfassung mit Flitz.ai.
Wer in der Schweiz ein kleines Unternehmen führt, kennt das Prozedere: Eine Lieferantenrechnung landet als PDF im Postfach oder wird als zerknitterte Quittung überreicht, und jemand muss Lieferantenname, Betrag, MWST-Satz und Zahlungsreferenz von Hand ins Buchhaltungssystem übertragen. Multipliziert man das mit Dutzenden von Rechnungen pro Monat, kommen Stunden repetitiver Arbeit zusammen – plus der gelegentliche Tippfehler, der die ganze Buchhaltung durcheinanderbringt.
Die E-Mail-Rechnungserfassung sorgt dafür, dass Ihr Postfach diese Arbeit für Sie übernimmt. Im Folgenden finden Sie eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung, um vom manuellen Prozess zu einer vollständig automatisierten Lösung zu wechseln.
Schritt 1: Den aktuellen manuellen Prozess durchleuchten
Bevor Sie irgendetwas automatisieren, lohnt es sich, genau zu verstehen, wo der Schuh drückt. Die meisten Schweizer KMU kennen diesen Ablauf: Die Rechnung kommt per E-Mail oder Post, jemand öffnet sie, liest die Details heraus, öffnet das Buchhaltungstool, tippt Lieferant, Betrag, MWST und Zahlungsreferenz ein und archiviert das Dokument anschliessend. Jeder einzelne Schritt birgt Verzögerungspotenzial oder Fehlerquellen – insbesondere bei den langen Ziffernfolgen der QR-Rechnung, die von Hand abgetippt werden.
Schritt 2: Ihr Flitz.ai-E-Mail-Postfach einrichten
Jedes Flitz.ai-Konto verfügt über eine eigene Postfachadresse für die Rechnungserfassung. Statt dass eine Rechnung nur in Ihrem persönlichen oder geschäftlichen Postfach landet, leiten Sie sie einfach an diese Adresse weiter – oder noch besser: Bitten Sie Lieferanten und Mitarbeitende, Rechnungen direkt an diese Adresse zu senden oder in CC zu setzen. Es muss nichts installiert oder konfiguriert werden, und Ihre Lieferanten müssen nicht einmal wissen, dass diese Adresse existiert.
Schritt 3: Beliebiges Rechnungsformat weiterleiten oder scannen
Hier hört das manuelle Abtippen auf. Die E-Mail-Rechnungserfassung akzeptiert PDF, JPG, PNG und alle gängigen Formate. Es spielt also keine Rolle, ob es sich um ein sauberes digitales PDF aus dem Buchhaltungssystem eines Lieferanten, ein mit dem Smartphone fotografiertes Papierbeleg oder ein eingescanntes Dokument vom Bürodrucker handelt. Sie leiten die Rechnung genau so weiter, wie Sie sie erhalten haben – kein Umwandeln, kein Zuschneiden, keine manuelle Formatierung nötig.
Schritt 4: Die KI-OCR übernimmt das Lesen
Sobald die E-Mail eintrifft, liest die KI-OCR von Flitz das Dokument aus und extrahiert Rechnungsnummer, Lieferantendetails, einzelne Positionen, Totale und MWST-Aufschlüsselung. Was früher pro Rechnung mehrere Minuten Handarbeit erforderte, erledigt das System nun in unter 30 Sekunden. Sie müssen sich nicht durch Rohtext wühlen – die strukturierten Daten werden bereitgestellt und stehen direkt für Ihren Buchhaltungsworkflow zur Verfügung.
Schritt 5: Automatische Erkennung von QR-Rechnung und IBAN
QR-Zahlungsscheine sind in der Schweiz Alltag, doch das manuelle Abtippen der QR-Referenznummer ist geradezu prädestiniert für Fehler. Die E-Mail-Rechnungserfassung erkennt QR-Zahlungsreferenzen automatisch und extrahiert zudem IBAN und Bankangaben für den Zahlungsabgleich. Das heisst: Die zu einer Rechnung gehörenden Zahlungsinformationen werden auf Anhieb korrekt erfasst, ohne dass jemand eine Referenznummer entziffern und in ein Zahlungsformular eintippen muss.
Schritt 6: Prüfen, bestätigen, weitermachen
Da Lieferant, Beträge, MWST und Zahlungsdetails bereits extrahiert sind, verschiebt sich Ihre Aufgabe von der Dateneingabe hin zur schnellen Kontrolle. Statt einen Rechnungseintrag von Grund auf zu erstellen, bestätigen Sie lediglich einen Eintrag, der innerhalb von Sekunden korrekt zusammengestellt wurde. Das verändert spürbar, wofür die Zeit in der Buchhaltung aufgewendet wird: weniger Tippen, mehr Kontrolle.
Schritt 7: Die Gewohnheit im ganzen Team etablieren
Sobald das Postfach eingerichtet ist, liegt der grösste Zeitgewinn schlicht darin, möglichst viele Rechnungen über diesen Kanal laufen zu lassen. Ermuntern Sie alle, die Lieferantenrechnungen erhalten – ob per E-Mail, auf Papier oder als Handyfoto von unterwegs –, diese an das Flitz-Postfach weiterzuleiten oder hochzuladen, statt sie separat zu behandeln. Je konsequenter Rechnungen über diesen einen Kanal laufen, desto aktueller bleibt Ihre Buchhaltung – und desto weniger Nachholbedarf entsteht am Monatsende oder während der MWST-Abrechnung.
Das erwartet Sie nach der Umstellung
- Rechnungen müssen unabhängig vom Format – PDF, Foto oder Scan – nicht mehr manuell abgetippt werden
- Lieferant, Betrag, MWST und Positionsdetails werden innerhalb von Sekunden automatisch extrahiert
- QR-Rechnung-Referenzen und IBAN-Angaben werden für einen präzisen Zahlungsabgleich erfasst
- Ihr Team verbringt weniger Zeit mit repetitiver Erfassung und mehr Zeit mit Prüfung und Freigabe
- Weniger Übertragungsfehler bei Zahlungsreferenzen und MWST-Beträgen
Die vollständigen Funktionen finden Sie auf der Seite zur E-Mail-Rechnungserfassung. Für ein kleines Unternehmen oder ein Treuhandbüro, das mehrere Mandate betreut, geht es bei dieser Automatisierung nicht darum, das eigene Urteilsvermögen zu ersetzen – sondern darum, das repetitive Abtippen zu eliminieren, das zwischen dem Eingang einer Rechnung und ihrer korrekten Verbuchung steht.
Es geht nicht um ein schickeres Postfach. Es geht darum, möglichst wenige manuelle Schritte zwischen «Rechnung erhalten» und «Rechnung korrekt verbucht» zu haben.
Wenn Ihr aktueller Prozess noch darin besteht, jedes PDF zu öffnen und Zahlen von Hand in ein Formular zu tippen, ist dies ein naheliegender Startpunkt für die Automatisierung – und einer, bei dem sich die eingesparte Zeit mit jeder eingehenden Rechnung summiert.