Ich will Produkte bauen, nicht Administration erledigen

Administration war nie das Problem

Ich führe eine kleine Schweizer Softwarefirma. Die Arbeit, die ich mag, ist das Bauen: Systeme entwerfen, Code schreiben, Produkte ausliefern.

Administration gehört zum Führen einer Firma, und etwas anderes habe ich nie erwartet. Sie muss gemacht werden, und sie muss korrekt gemacht werden. Was mich ärgerte, war die dumme Art, sie zu erledigen: Rechnungen verstreut im E-Mail-Posteingang, eine Tabelle mit Regeln, die nur ich kannte, ein Kontoauszug im einen Fenster, ein Rechnungs-PDF im anderen, und ich dazwischen, Zahlen von Hand abtippend.

Was mich störte, waren nicht die Stunden. Es war, dass ich genau sehen konnte: Das sollte eine Maschine tun.

Es war nie schwierig. Es war nur endlos.

Buchhaltung für eine kleine Firma ist intellektuell nicht anspruchsvoll. Sie ist eine lange Kette kleiner, offensichtlicher Entscheidungen. Das ist eine Lieferantenrechnung. Sie gehört in dieses Konto nach Kontenrahmen KMU. Die MWST darauf beträgt 8.1%. Sie passt zu dieser Zeile im PostFinance-Auszug. Verbuchen, ablegen, weiter.

Jedes einzelne Glied dieser Kette braucht zehn Sekunden und jemanden, der weiss, was er tut. Es sind nur eben Tausende pro Jahr, und keine Software, die ich kaufen konnte, nahm mir die ganze Kette ab. Nur einzelne Glieder, den Rest gab sie mir zurück.

Zuerst habe ich versucht, die Antwort zu kaufen

Um es klar zu sagen: Selber bauen war nicht die erste Idee. Es war ungefähr die fünfte.

Ich habe die Schweizer Buchhaltungspakete probiert. Als Hauptbuch sind sie ordentlich, und nie dafür gemacht worden, einen zerknitterten Beleg zu lesen und zu entscheiden, was er ist. Ich habe einen Treuhänder probiert: funktioniert hervorragend, kostet echtes Geld, und ich muss trotzdem einen geordneten Stapel übergeben. Ich habe die internationalen All-in-ones probiert: Sie verstehen Buchhaltung im Allgemeinen und Schweizer Buchhaltung überhaupt nicht. Und in der Buchhaltung sind 80% richtig nicht 80% nützlich, sondern ein Korrekturauftrag.

Und darunter das, was mich wirklich geärgert hat: Jedes dieser kleinen Systeme war ein eigenes Abo. Buchhaltung im einen Tool, Zeiterfassung im nächsten, CRM im dritten, Tickets im vierten, Passwörter in einer Textdatei, auf die ich nicht stolz bin, jedes mit eigener Rechnung, eigenem Login und einer eigenen Vorstellung davon, was ein Kunde ist. Acht Leute sollten nicht elf Abos brauchen, um eine kleine Firma zu führen.

Die Woche, in der es baubar wurde

Was sich verändert hat, ist enger gefasst als «KI wurde gut». Zwei konkrete Dinge haben kürzlich eine Schwelle überschritten.

Erstens wurden Vision-Modelle zuverlässig genug, um einen echten Beleg zu lesen (gefaltet, auf Thermopapier, schlecht mit dem Handy fotografiert) und ihn nicht nur zu transkribieren, sondern zu verstehen. Zweitens sind die Kosten dieses Denkens weit genug gefallen, dass es nicht mehr absurd ist, sie für einen Beleg über CHF 14.80 aufzuwenden.

Diese zwei Tatsachen zusammen sind die ganze Firma. Davor wäre ein solches Produkt eine Demo gewesen. Danach ist es ein Engineering-Problem, und Engineering-Probleme kann ich durcharbeiten.

Also habe ich es zuerst für mich selbst gebaut

Die erste Version hatte eine Aufgabe: die Rechnungen in meinem Posteingang lesen und die Buchung vorschlagen. Als sie öfter richtig lag als ich, wusste ich, was ich vor mir hatte.

Eine Regel galt von Anfang an: nicht ändern, wie Buchhaltung funktioniert, sondern automatisieren, wie sie administriert wird. Unter Flitz liegt ein echtes doppeltes Hauptbuch auf dem Kontenrahmen KMU, echte Geschäftsperioden, echte MWST-Regeln. Die KI arbeitet auf diesem Basissystem: Sie liest, schlägt vor und verbucht, und das Regelwerk bestimmt, was korrekt heisst. Das ist nicht «frag eine KI nach etwas Plausiblem»; eine Buchung ist richtig oder falsch.

Alles seither kommt aus derselben Quelle: etwas, das ich in einer echten Woche Firmenbetrieb tatsächlich brauchte. Bankabgleich, weil beim Abgleichen von Auszügen nach Augenmass die Fehler passieren. MWST-Abrechnung, weil die Quartalsabrechnung eine harte Frist ist. Zeiterfassung, dann Projekte, dann CRM, dann Intranet, dann der Passwort-Tresor, jedes ersetzte ein weiteres Abo auf dem Stapel.

Warum zuerst die Schweiz, und warum das keine Einschränkung ist

Schweizer Buchhaltung ist spezifisch. OR Art. 957ff, Kontenrahmen KMU, MWST-Sätze, kantonale Unterschiede, Lohnabrechnung mit AHV, ALV und BVG. Ein generisches globales Produkt wird hier immer ungefähr richtig sein, und ungefähr richtig ist das Einzige, was Buchhaltung nicht sein darf.

Diese Spezifität ist keine Einschränkung des Geschäfts. Sie ist der Burggraben. Ein Markt, klein genug, dass die Grossen die Arbeit nicht sauber machen; anspruchsvoll genug, dass saubere Arbeit tatsächlich geschätzt wird; und diszipliniert genug, dass ein Produkt, das hier überlebt, überall in Europa überleben kann. Deutschland und Österreich haben dasselbe Problem in derselben Form, und mehr als zehnmal so viele Unternehmen.

Warum der ganze Schreibtisch, nicht eine Schublade

Die gängige Weisheit lautet: Bau ein Tool und mach es gut. Ich glaube, dieser Rat wurde für Firmen geschrieben, die an Firmen verkaufen, die gross genug für Abteilungen sind.

Ein Schweizer KMU mit acht Leuten hat kein Buchhaltungsproblem. Es hat ein Administrationsproblem, und die Buchhaltung ist der lauteste Teil davon. Das in neun Produkte mit neun Rechnungen und neun Integrationen aufzuteilen, hat der Branche das Leben leichter gemacht, nicht dem Kunden. Deshalb ist Flitz ein System: Ihre Rechnungen, Ihre Bank, Ihre Stunden, Ihr Team, Ihre Kunden, Ihre Dokumente, Ihre Compliance, an einem Ort, an dem die KI das Ganze auch wirklich sehen kann.

Wo die KI wohnen muss

Jeder Schweizer Unternehmer, dem ich das gezeigt habe, stellt innert vier Minuten dieselbe Frage: Wohin gehen meine Daten?

Diese Frage verdient einen Ort als Antwort, kein Dokument. Deshalb bauen wir als Nächstes unsere eigene KI auf Schweizer Infrastruktur, damit die Antwort «hierhin» lautet. Keine Klausel in einem Auftragsverarbeitungsvertrag, sondern ein Ort in der Schweiz, den ich benennen kann.

Was das werden soll

Ich möchte, dass Flitz die letzte Software ist, über die ein Schweizer KMU nachdenken muss. Nicht die aufregendste. Die, die leise die Arbeit erledigt, für die niemand ein Unternehmen gegründet hat.

Und ganz eigennützig: Je weniger Zeit diese Firma mit Administration verbringt, desto mehr davon bleibt mir zum Bauen.