Jag vill bygga produkter, inte sköta administration

Administrationen var aldrig problemet

Jag driver ett litet schweiziskt mjukvaruföretag. Det jag tycker om är att bygga: att designa system, skriva kod och leverera produkter.

Administration hör till att driva företag, och jag har aldrig trott något annat. Den måste göras, och den måste göras rätt. Det som irriterade mig var att göra den på det dumma sättet: fakturor utspridda i en inkorg, ett kalkylark med regler som bara jag kände till, ett kontoutdrag i ett fönster, en fakturapdf i ett annat, och jag själv som knappade över siffror mellan dem för hand.

Det som störde mig var inte timmarna. Det var att jag såg, helt exakt, att en maskin borde göra det.

Det var aldrig svårt. Det tog bara aldrig slut.

Bokföring i ett litet företag är inte intellektuellt svårt. Det är en lång kedja av små, självklara beslut. Det här är en leverantörsfaktura. Den hör hemma på det här kontot i Kontenrahmen KMU. Momsen på den är 8,1 %. Den stämmer med den här raden på kontoutdraget från PostFinance. Bokför, arkivera, gå vidare.

Varje enskild länk i den kedjan tar tio sekunder och en person som vet vad den gör. Det är bara det att det blir tusentals av dem om året, och ingen programvara jag kunde köpa tog hela kedjan, bara enskilda länkar, och lämnade tillbaka resten till mig.

Först försökte jag köpa lösningen

Jag vill vara tydlig med att det inte var min första idé att bygga det här. Det var ungefär den femte.

Jag provade de schweiziska bokföringsprogrammen. De fungerar bra som huvudböcker, men de var aldrig byggda för att läsa ett skrynkligt kvitto och avgöra vad det är. Jag provade en Treuhänder, en extern redovisningsbyrå, vilket fungerar utmärkt, kostar riktiga pengar och ändå kräver att jag lämnar över en ordnad hög. Jag provade de internationella allt-i-ett-lösningarna, som förstår bokföring i allmänhet men schweizisk bokföring inte alls. Och i bokföring är 80 % rätt inte 80 % användbart, det är ett rättningsjobb.

Och under allt det låg det som verkligen irriterade mig: vart och ett av de små systemen var ett eget abonnemang. Bokföringen i ett verktyg, tidrapporteringen i ett annat, CRM:et i ett tredje, ärendena i ett fjärde, lösenorden i en textfil som jag inte är stolt över, var och en med sin egen faktura, sin egen inloggning och sin egen uppfattning om vad en kund är. Åtta personer ska inte behöva elva abonnemang för att driva ett litet företag.

Veckan då det gick att bygga

Det som förändrades är snävare än att ”AI:n blev bra”. Två specifika saker passerade en gräns, nyligen.

För det första blev bildmodellerna tillräckligt pålitliga för att läsa ett riktigt kvitto (vikt, utskrivet på termopapper, dåligt fotograferat med mobilen) och inte bara skriva av det utan förstå vad det är. För det andra sjönk kostnaden för det resonerandet så mycket att det inte längre var absurt att lägga det på ett kvitto på 14,80 CHF.

De två sakerna tillsammans är hela företaget. Före dem hade en sådan här produkt varit en demo. Efter dem är det ett ingenjörsproblem, och ingenjörsproblem vet jag hur man tar sig igenom.

Så jag byggde det åt mig själv först

Den första versionen hade en enda uppgift: läsa fakturorna i min inkorg och föreslå konteringen. När den började få dem rätt oftare än jag själv visste jag vad jag hade framför mig.

En regel gällde från första dagen: ändra inte hur bokföring fungerar, automatisera hur den administreras. Under Flitz finns en riktig huvudbok med dubbel bokföring på Kontenrahmen KMU, riktiga räkenskapsperioder och riktiga MWST-regler. AI:n arbetar ovanpå det grundsystemet: den läser, föreslår och bokför, och ramverket avgör vad som är rätt. Det här handlar inte om att be en AI om något som låter rimligt; en bokföring är antingen rätt eller fel.

Allt sedan dess har kommit från samma ställe: något jag faktiskt behövde under en vanlig vecka i företaget. Bankavstämning, eftersom det är när man matchar kontoutdrag med ögat som felen uppstår. Momsredovisning, eftersom den kvartalsvisa MWST-deklarationen har en hård deadline. Tidrapportering, sedan projekt, sedan CRM, sedan intranätet, sedan lösenordsvalvet, och vart och ett ersatte ännu ett abonnemang i högen.

Varför Schweiz först, och varför det inte är en begränsning

Schweizisk bokföring är speciell. OR art. 957 ff., Kontenrahmen KMU, MWST-satser, skillnader mellan kantonerna, löner med AHV, ALV och BVG. En generisk global produkt kommer alltid att vara ungefär rätt här, och ungefär rätt är det enda bokföring inte får vara.

Den särarten är ingen begränsning för affären. Den är vallgraven. En marknad som är liten nog för att jättarna inte ska göra jobbet ordentligt, krävande nog för att det verkligen uppskattas när det görs ordentligt, och disciplinerad nog för att en produkt som klarar sig här klarar sig var som helst i Europa. Tyskland och Österrike har samma typ av problem och mer än tio gånger så många företag.

Varför hela skrivbordet, inte en enda låda

Den vedertagna visdomen är att bygga ett verktyg och göra det bra. Jag tror att det rådet skrevs för företag som säljer till företag som är stora nog att ha avdelningar.

Ett schweiziskt småföretag med åtta anställda har inget bokföringsproblem. Det har ett administrationsproblem, och bokföringen är den mest högljudda delen av det. Att dela upp det i nio produkter med nio fakturor och nio integrationer är hur branschen gjorde livet enklare för sig själv, inte för kunden. Därför är Flitz ett enda system: dina fakturor, din bank, dina timmar, ditt team, dina kunder, dina dokument och din regelefterlevnad, på ett ställe, där AI:n faktiskt kan se över allt.

Var AI:n måste finnas

Varje schweizisk företagare jag har visat det här för ställer samma fråga inom ungefär fyra minuter: vart tar mina uppgifter vägen?

Den frågan förtjänar en plats som svar, inte ett policydokument. Därför är nästa sak vi bygger en egen AI, som körs på schweizisk infrastruktur, så att svaret blir ”här”. Inte en klausul i ett personuppgiftsbiträdesavtal, utan en plats, i Schweiz, som jag kan peka ut.

Vad jag vill att det här ska bli

Jag vill att Flitz ska vara den sista programvaran ett schweiziskt småföretag behöver tänka på. Inte den mest spännande. Den som i det tysta gör jobbet som ingen startade företag för att göra.

Och lite egoistiskt: ju mindre tid det här företaget lägger på administration, desto mer tid får jag att bygga.