Mehrere Firmen in einem Flitz-Konto verwalten: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie mehr als eine Firma führen oder als Treuhänder die Buchhaltung und Administration für mehrere Kunden übernehmen, kennen Sie das Problem wahrscheinlich nur zu gut: separate Logins für jede Firma, Excel-Listen zur Kontrolle, wer worauf Zugriff hat, und das ständige Risiko, Daten zwischen den Mandaten zu vermischen. Es funktioniert irgendwie – skaliert aber nicht. Und spätestens ab der dritten Firma wird es unübersichtlich.

Die Multi-Tenant- und White-Label-Funktion von Flitz.ai ersetzt diesen Flickenteppich durch ein einziges, klar strukturiertes Konto. So kommen Sie Schritt für Schritt von der manuellen Verwaltung zu einem vollständig organisierten Multi-Firmen-Workspace.

Schritt 1: Bestandsaufnahme machen, bevor Sie etwas einrichten

Bevor Sie etwas ändern, listen Sie alle Firmen oder Kundenmandate auf, die Sie aktuell betreuen – wer auf welche Firma Zugriff braucht und in welchem Umfang. Das ist wichtig, weil Flitz eine vollständige Datentrennung zwischen den Firmen durchsetzt – standardmässig wird nichts geteilt. Wenn Sie diese Liste von Anfang an sauber erstellen, ersparen Sie sich später das nachträgliche Anpassen von Rollen. Für Treuhänder ist dies auch der richtige Moment, um zu entscheiden, welche Kunden ein eigenes gebrandetes Portal erhalten sollen und welche nicht.

Schritt 2: Erste zusätzliche Firma im Konto anlegen

Statt ein neues Konto mit neuem Login zu eröffnen, fügen Sie die zusätzliche Firma direkt in Ihrem bestehenden Flitz-Konto hinzu. Jede angelegte Firma erhält einen eigenen, isolierten Arbeitsbereich für Rechnungsstellung, Buchhaltung, Banking, CRM und HR-Daten. Das Ergebnis: Es fliessen keine Daten zwischen den Firmen – Berichte, Dokumente und Transaktionen bleiben strikt innerhalb der jeweiligen Firma. Das ist insbesondere für Revisionsspuren und die MWST-Abwicklung über mehrere juristische Einheiten hinweg relevant.

Schritt 3: Eigene Subdomain pro Firma einrichten

Sobald eine Firma im Konto besteht, weisen Sie ihr eine eigene Subdomain zu. So erhält jede Firma – beziehungsweise jeder Kunde, wenn Sie als Treuhänder tätig sind – eine eindeutige, wiedererkennbare Login-Adresse, statt dass sich alle eine generische URL teilen. Dieser Schritt dauert pro Firma nur wenige Minuten und schafft sofort mehr Klarheit für alle, die mit mehreren Mandaten arbeiten.

Schritt 3.1: White-Label-Branding einrichten, wenn Sie Kundenkontakt haben

Wenn Sie Flitz Ihren eigenen Kunden anbieten – als Treuhänder, Buchhalter oder Unternehmensberater –, wird Ihr Angebot hier zu Ihrem eigenen Produkt. Laden Sie Ihr Logo hoch, legen Sie Ihre Markenfarben fest und verbinden Sie Ihre eigene Domain. Ihre Kunden loggen sich ein und sehen durchgehend Ihr Branding – nicht dasjenige von Flitz. Die Plattform selbst bleibt im Hintergrund identisch, nur die Darstellung ändert sich. Die vollständigen Möglichkeiten finden Sie auf der Seite zur Multi-Tenant- und White-Label-Funktion.

Schritt 4: Rollen statt pauschalem Vollzugriff vergeben

Dieser Schritt ersetzt in der Regel den grössten Teil der manuellen Arbeit. Statt ein einziges Login und Passwort im ganzen Team zu teilen – oder allen vollen Zugriff zu geben, weil separate Berechtigungen zu aufwändig erschienen –, vergeben Sie pro Person und Firma eine von vier Rollen:

Owner (Inhaber) – volle Kontrolle über die Firma, inklusive Abrechnung und Benutzerverwaltung
Admin – verwaltet das Tagesgeschäft und die Einstellungen
Accountant (Buchhalter) – Zugriff auf die für Buchhaltung und Reporting nötigen Finanzmodule
Viewer (Betrachter) – reiner Lesezugriff, nützlich für Stakeholder, die Einsicht ohne Bearbeitungsrechte benötigen

Konkret heisst das: Ein Buchhalter erhält Accountant-Zugriff genau für die Firmen, die er betreut – nicht mehr. Ein Unternehmer, der mehrere Firmen überblickt, kann für alle die Owner-Rechte behalten und dem Personal pro Firma engere Rollen zuweisen.

Schritt 5: Teammitglieder mit granularen Berechtigungen einladen

Sobald die Rollen definiert sind, versenden Sie die Einladungen direkt aus den Einstellungen der jeweiligen Firma. Jede eingeladene Person sieht nur die Firmen und Daten, für die sie freigeschaltet wurde – nicht die gesamte Liste der Firmen in Ihrem Konto. Das ist besonders für Treuhänder nützlich, die mehrere Kunden betreuen: Ihre Mitarbeitenden können gezielt für einzelne Kundenfirmen eingeladen werden, sodass jedes Mandat sauber getrennt bleibt – ganz ohne separates Flitz-Konto pro Kunde.

Schritt 6: Zugriffsrechte laufend überprüfen und anpassen

Unternehmen entwickeln sich weiter – es kommt eine neue Tochtergesellschaft dazu, ein neuer Kunde wird aufgenommen, oder ein Mitarbeiter wechselt die Rolle. Weil die Berechtigungen zentral pro Firma verwaltet werden, lässt sich der Zugriff mit wenigen Klicks anpassen – statt mit einer Runde E-Mails und Passwort-Resets. Auch der Entzug von Zugriffsrechten, etwa wenn jemand ein Projekt verlässt, ist genauso einfach wie die Vergabe.

Was sich nach der Einrichtung ändert

Nach diesen Schritten haben Sie ein einziges Login-Erlebnis, mehrere vollständig voneinander getrennte Firmen, bei Bedarf gebrandete Portale und eine klare Berechtigungsstruktur, die tatsächlich widerspiegelt, wie Ihr Team oder Ihr Kundenstamm organisiert ist. Für Treuhänder eröffnet dies zudem die Möglichkeit, Flitz als Teil des eigenen Dienstleistungsangebots unter eigenem Namen anzubieten – ganz ohne eigene Infrastruktur aufzubauen.

Die manuelle Alternative – separate Tools, geteilte Passwörter und Excel-basierte Zugriffsverwaltung – verschwindet bei den meisten KMU nicht über Nacht, weil die Umstellung zunächst aufwändig erscheint. Die hier beschriebene Einrichtung lässt sich jedoch an einem Nachmittag erledigen, nicht erst in einem Quartal – und genau das ist meist die eigentliche Hürde für den Wechsel.