Ein Login, mehrere Firmen: Schluss mit dem Excel- und Passwort-Chaos
Wer mehrere Firmen oder Mandate über ein Buchhaltungstool verwaltet, jongliert meist mit Logins und Excel-Exporten. Es geht auch einfacher.
Wenn Sie mehrere Firmen führen oder als Treuhänder die Buchhaltung für verschiedene Kunden erledigen, kennen Sie das Spiel. Der Montag beginnt damit, sich bei Firma A einzuloggen, wieder auszuloggen, sich bei Firma B erneut anzumelden – und zu hoffen, dass gerade keine Rechnung unter der falschen Gesellschaft freigegeben wurde. Irgendwann exportiert jemand «nur zur Sicherheit» eine Excel-Tabelle, und schon kursieren drei verschiedene Versionen der Wahrheit im Posteingang.
Das ist kein seltener Sonderfall, sondern der Alltag für Holdingstrukturen, Firmengruppen, Franchise-Betriebe und praktisch jedes Treuhandbüro in der Schweiz, das mehrere Mandate gleichzeitig betreut. Die meiste Business-Software ist für eine Firma, ein Login, eine Buchhaltung gebaut. Sobald Sie zwei, drei oder zwanzig Gesellschaften verwalten müssen, bleiben nur Behelfslösungen: separate Konten, geteilte Passwörter in einer Notiz-App oder die manuelle Doppelerfassung derselben Lieferantenrechnung in zwei Systemen.
Was das Jonglieren mit mehreren Firmen wirklich kostet
Der Schmerz zeigt sich immer auf die gleiche Art:
- Risiko der Datenvermischung. Teilen sich zwei Firmen einen Arbeitsbereich, oder passiert ein unachtsames Copy-Paste zwischen Browser-Tabs, landet eine Buchung schnell bei der falschen Gesellschaft. Das kurz vor dem MWST-Abgabetermin wieder zu entwirren, wünscht sich niemand.
- Kopfzerbrechen bei den Zugriffsrechten. Nicht jeder soll alles sehen. Ihre Junior-Buchhalterin braucht nicht dieselbe Übersicht wie der Inhaber. Ein Kunde soll seine eigenen Zahlen einsehen können, aber nicht die Rechnungen Ihrer anderen Kunden.
- Kein professioneller Auftritt gegenüber Kunden. Wenn Sie als Treuhänder Buchhaltung als Dienstleistung anbieten, wirkt ein generischer Login zu einem Drittanbieter-Tool nicht gerade so, als würden Ihre Kunden direkt mit Ihnen zusammenarbeiten.
- Verlorene Zeit für Administration statt Beratung. Jede Minute, die mit Login-Wechseln oder dem Nachprüfen verschwendet wird, in welcher Firma man sich gerade befindet, fehlt für die eigentliche Buchhaltungs- oder Beratungsarbeit, für die Kunden bezahlen.
Was Multi-Tenant für Ihr Unternehmen konkret bedeutet
Die Multi-Tenant- und White-Label-Funktion von Flitz.ai wurde genau für diese Situation entwickelt. Statt Sie in separate Konten pro Firma zu zwingen, ermöglicht sie es, mehrere Firmen über ein einziges Flitz-Konto zu verwalten – jede vollständig getrennt von den anderen.
Vollständige Datentrennung zwischen den Firmen
Jede von Ihnen verwaltete Firma erhält einen eigenen, isolierten Datenraum. Rechnungen, Bank-Feeds, CRM-Kontakte und Personaldaten von Firma A vermischen sich nie mit denen von Firma B. Sie erhalten den praktischen Vorteil, alles an einem Ort zu verwalten, ohne das Risiko einer Vermischung zwischen Gesellschaften oder Kunden.
Eigene Subdomain pro Firma
Jede Firma kann über ihre eigene Subdomain laufen. Das gibt jeder Gesellschaft eine klare, eindeutige Adresse, statt eines generischen, gemeinsamen Login-Bildschirms, bei dem schnell unklar wird, in welcher Firma man sich gerade befindet.
White-Label-Branding für Treuhänder und Dienstleister
Bieten Sie Flitz.ai Ihren eigenen Kunden an – sei es als Treuhandbüro, als ausgelagertes Finanzteam oder als Franchise-Zentrale – können Sie Ihr eigenes Logo, Ihre Farben und Ihre Domain hinterlegen. Kunden loggen sich in eine Plattform ein, die aussieht und sich anfühlt wie Ihre eigene. Im Hintergrund läuft Flitz, sichtbar bleibt aber Ihre Marke.
Rollenbasierte Zugriffsrechte: Owner, Admin, Accountant, Viewer
Statt eines Alles-oder-nichts-Zugangs vergeben Sie Rollen, die tatsächlich zur Arbeitsweise passen. Ein Owner hat die volle Kontrolle. Ein Admin steuert das Tagesgeschäft. Ein Accountant erhält genau den finanziellen Zugriff, den er braucht, ohne an sensible Personaldaten zu gelangen. Ein Viewer – nützlich für einen Kunden oder ein Verwaltungsratsmitglied – sieht Berichte, ohne etwas verändern zu können.
Teammitglieder einladen, mit fein abgestuften Berechtigungen
Um jemand Neues zu einer Firma hinzuzufügen – sei es ein neuer Buchhalter, eine Teilzeit-Büroleiterin oder ein Kunde als Stakeholder – müssen Sie kein Master-Passwort teilen. Sie laden die Person direkt ein, mit Berechtigungen, die genau auf das zugeschnitten sind, was sie tun soll.
Für wen sich das wirklich lohnt
Dieses Setup bringt vor allem folgenden Gruppen von Schweizer Unternehmen einen klaren Mehrwert:
- Holdingstrukturen und Firmengruppen, die eine konsolidierte Übersicht brauchen, ohne Finanzdaten zusammenzuführen.
- Treuhänder und Treuhandbüros, die Dutzende von Kundenmandaten verwalten und eine einzige Plattform mit sauberer Trennung und eigenem Markenauftritt gegenüber Kunden wollen.
- Franchise- oder Mehrstandort-Betreiber, bei denen jeder Standort als eigene Gesellschaft geführt werden soll, während die zentrale Übersicht erhalten bleibt.
- Wachsende KMU, die als eine Firma gestartet sind und nun eine zweite Gesellschaft, eine Tochterfirma oder ein Schwesterunternehmen ausgliedern.
Das Ziel ist einfach: so viele Firmen verwalten, wie Sie brauchen, ohne Ihre Login-Bildschirme, Ihr Risiko oder Ihren administrativen Aufwand zu vervielfachen.
Der erste Schritt
Wenn Sie aktuell mehrere Firmen über getrennte Tools, getrennte Logins oder einen Flickenteppich aus Excel-Tabellen verwalten, lohnt sich die Frage, wie viel Zeit dieses Setup Sie tatsächlich jeden Monat kostet – und wie viel Risiko dabei still mitläuft. Die Konsolidierung auf eine Plattform mit sauberer Datentrennung und rollenbasierten Zugriffsrechten bedeutet weniger ein neues Tool einzuführen, als vielmehr die Behelfslösungen loszuwerden, die Sie sich bisher zurechtgelegt haben, um auch ohne eine solche Lösung zurechtzukommen.